Hver gang jeg afholder kursus i Personlig effektivitet, og vi drøfter opgavestyring, hører jeg ofte, at en eller flere deltagere siger til mig de har stress på deres arbejde eller føler sig stressede. Nederst i denne artikel, vil jeg prøve at komme med 10 ting man kan gøre for forebygge den arbejdsrelaterede stress.

HVAD GIVER ARBEJDSRELATERET STRESS

Ud fra de mange 1000-vis af ledere og medarbejdere jeg har undervist, oplever jeg, at årsagen til den arbejdsrelaterede stress ofte er:  

• Manglende overblik over de mange forskellige arbejdsopgaver man har.

• Der er korte deadlines, lange deadlines, små opgaver og store opgaver, og det kan være svært at fastholde overblikket over sin arbejdssituation.

• Dårlig forventningsafstemning mellem den der giver dig opgaverne og dig der modtager opgaven. Hvornår skal det afleveres og i hvilken kvalitet.

• Mange mails. Jeg oplever ofte at deltagere siger til mig at de modtager 50/80 ja måske 100 mails om dagen og det kan være svært at følge med og er en belastning.

• Forventningerne er for høje i forhold til den tid der reelt er til rådighed. Jeg har oplevet mange som sætter alt for urealistiske krav til sig selv over hvad de kan nå.

• Mange afbrydelser i løbet af dagen – enten telefonen, kolleger eller mails afbryder.

• Der mangler tid. Der er for mange opgaver i forhold til den tid der er til rådighed.

KONSEKVENSER VED ARBEJDSRELATERET STRESS

Der er helt sikkert flere ting der giver stress, end det jeg har nævnt her, MEN vedvarende arbejdsrelateret stress har KONSEKVENSER og disse kan eksempelvis være:

• Belastning af hovedet med alt det der skal huskes og angsten for at glemme ting. Man kan risikere at binde alt for meget mental energi på at huske på en masse ting i stedet for at bruge mental energi på at udføre ting og være nærværende i det man er i. Betydningen af at have ro i hovedet kan ikke undervurderes.

• Defokusering: Hvis ikke man helt har overblikket, kan man risikere at arbejde defokuseret, dvs. arbejde lidt med opgave 1 lidt med opgaver 2 og lidt med opgave 3, og når arbejdsdagen er forbi, føler man at der har være rigtig meget at se til men man har ikke nået noget.

• Dårlig nattesøvn: Jeg har oplevet alt for mange der siger til mig at de ofte vågner om natten og skriver ting ind i deres telefon eller på en blok. Ting som de tror de har glemt.

• Mindre effektiv: Man kan risikere at være ukoncentreret og have for mange ting i gang på en gang, i stedet for at håndtere en ting ad gangen.

• Fravær: En længerevarende belastning med arbejdsrelateret stress kan give fravær og måske endda en langtidssygemelding, og måske i sidste ende resultere i en afskedigelse.

MEN HVAD KAN MAN GØRE FOR AT FOREBYGGE DEN ARBEJDSRELATEREDE STRESS?:

Arbejdsrelateret stress er meget ubehageligt (jeg har selv været der) Det kan gå udover familielivet, arbejdsglæden og den generelle velvære. Men hvad kan man så gøre for at forebygge at det ikke sker?:

• Overblik over alle opgaverne: hele fundamentet i at have et godt arbejdsliv, er overblik. Når man har overblikket uanset hvor mange opgaver der er, så har man muligheden for at gøre noget ved det. Hvad er vigtigst og hvad kan udskydes. Saml alle dine opgaver et sted. Alle opgaver du har i hovedet, fra mødebogen eller one note, opgaverelaterede e-mails, to do lister, gule sedler mm. Anvend eksempelvis Outlook’s opgaveliste til at have det hele samlet et sted.

• Forhandle deadlines: Alt for mange siger ja til nye opgaver uden at kende konsekvenserne af hvad det ja betyder. Hver gang du siger ja til nye opgaver har det en eller anden form for konsekvens for de øvrige opgaver. Det kan være konsekvensen er lille men den kan også være stor. Lær dig selv at forhandle deadlines på nye opgaver. Skal det være nu eller kan det bedre vente til næste uge hvor du har bedre tid, og så afsæt tid i din kalender så du har afsat tiden til at løse det.

• Skal alt være lige nu ?: Ikke alt behøver en knivskarp deadline – vær realistisk i din prioritering. Sikre dig at du har tiden til at løse opgaverne. Er der møder du bliver nødt til at aflyse, kan du holde en fast hjemmearbejdsdag ?

• Hold fri når du har fri: Jeg har mødt alt for mange der ikke holder fri når de har fri. De arbejder også lørdag og søndag og giver ikke sig selv den nødvendige afkobling fra arbejdet.

• Brug to do app’en: Du kan downloade en gratis app, der hedder Microsoft to do, den er synkronisere med din opgaveliste i Outlook, og fordelen ved den er at hver gang du kommer i tanke om noget du skal huske eller gøre, så kan du få det ud af hovedet med det samme ved at anvende to do app’en – Det giver mere ro på, og sikrer at du ikke glemmer noget.

• Prioritering: Den har du sikkert hørt før  Men ikke desto mindre er det super vigtigt at kunne prioritere mellem arbejdsopgaverne, specielt hvis der er flere end du har tid til. Her skulle overblikket meget gerne hjælpe til at prioritere – hvad haster – hvad haster ikke – hvad kan udskydes ? Hvad skal ikke have en deadline mm. Få eventuelt prioriteringen afstemt med din leder så I begge er enige om hvilken rækkefølge tingene bliver løst.

• Planlægning: Mange mennesker arbejder fra dag til dag fordi der er så travlt, og det er skam også super vigtigt at håndtere dagligdagens opgaver hurtigt og effektivt, men prøv at lære dig selv at kigge lidt længere frem i din kalender. Lige bruge 5 minutter på at se eksempelvis 4 uger frem. Hvad ligger der af opgaver og hvordan hænger det sammen med de møder du har liggende. Har du eksempelvis en stor opgave der skal afleveres om 3 uger så få den planlagt nu og så afsat tiden til opgaveløsningen i din kalender.

• Forstyrrelser: Mange e-mail programmer har en mailnotifikation, der giver dig besked om hver gang du modtager en ny mail, og det afbryder. Efter min mening kan de fleste sagtens slå den notifikation fra, hvilket vil frigøre tid og undgå at du bliver afbrudt. Mailnotifikationer gør ikke noget godt for nogen! Det kan også være en god idé at slå notifikationer fra på din mobil. Her kan man også blive afbrudt mange gang i løbet af en dag.

• En ting ad gangen: Når du får alle opgaverne samlet et sted kan du få dem vist i din deadline orden, og her kan du så øve dig i at håndtere en opgave ad gangen. Prioritér din opgaver for dagen, sæt tid af til at løse dem og tage så en ad gangen og gør dem færdige. Det er en fed følelse at kunne sætte flueben ved de vigtigste ting hver dag.

• 10.000 skridt om dagen: Få rørt dig selv hver dag. Giv dig selv nogle pauser i løbet af dagen. Få noget frisk luft i hovedet hver dag og en rask gå tur eller løbetur frigør energi til arbejdet. Jeg forsøger at gå 10.000 skridt hver dag og i weekenderne lidt længere – det gør en gladere og mere motiveret. Kan det så lade sig gøre i en travl hverdag ? 10.000 skridt svarer til ca. 1 time og 20 minutter rask gå tur hver dag, og det behøver ikke være på en gang. Det kan eksempelvis være 20 minutter om morgenen, en hurtig tur rundt om arbejdspladsen efter frokost – et walk and talk møde, en 10 minutters tur rundt i stuen mens du ser fjernsyn. Tiden kan måske ikke findes hver dag, men hvis først vanen er indarbejdet, kan du ikke undvære det.

Håber mine tips kan hjælpe dig til forebygge den arbejdsrelaterede stress.