Jeg har hørt det fra rigtig mange af mine deltagere: ” Jeg modtager mellem 50 og 100 e-mails hver dag, og det er svært for mig at følge med”.
Konsekvenserne ved ikke at have en metode til at holde helt styr på dine mails, kan være:
- Manglende overblik
- At du ikke får fulgt op på det du skal følge op på
- At du glemmer nogle ting
- At du først får løst de største opgaver i sidste øjeblik
- At du ikke har overblikket over den totale arbejdsmængde.
Får at have helt styr på indbakken, kræver det blot at du lærer dig selv at tage en beslutning hver eneste gang du modtager en ny mail.
- Du kan enten slette mailen, hvis det ikke er noget der kræver en handling fra dig.
- Du kan arkivere mailen i dit arkiv hvis det er en mail du måske får brug for senere.
- Du kan flytte mailen med al dens indhold over på din opgaveliste. Her kan du give den en deadline for hvornår du vil løse den og eventuelt noget uddybende tekst. Fordelen ved at ligge den over på din opgaveliste, er at den ligger i DIN prioriterede rækkefølge og at den ikke længere ligger og forstyrrer i din indbakke. Derudover har du også muligheden for at ligge flere mails over i den samme opgave.
- Den sidste ting du kan gøre, er at svare på mailen hvis det er noget du kan svare på inden for 2-3 minutter.
Se din indbakke som blot et sted hvor du sorterer dine mails. Indbakken egner sig ikke til at have opgaver liggende eller sætte flag i mails. Det bliver hurtigt alt for overskueligt.
Se her hvordan du får mails over på din opgaveliste:
