Møderne fylder meget i langt de fleste virksomheder. Jeg oplever ofte at de deltagere jeg underviser minimum har 10 eller flere møder om ugen. Langt de fleste møder er nødvendige for at få fremdrift i projekterne – konkrete beslutninger der skal tages – informationer der skal gives – brainstorm på nye ideer etc.

Men er alle møderne lige effektive ?

Min erfaring siger mig, at det er de ikke. Jeg oplever ofte at der går ”vanedyr” i møderne, og at effektiviteten på møderne ikke altid er god. Derudover er møderne omkostningstunge. Hvis man f.eks sætter lønkronerne op i et lagkage diagram, vil jeg gætte på at det i rigtig mange virksomheder er møderne der tager langt de fleste af lønkronerne. 

Nedenfor har jeg beskrevet 3 udfordringer som jeg har oplevet i forskellige virksomheder, men også hvad man kan gøre ved dem:

Tidsforbrug

Møderne bliver meget ofte angivet til at være på en halv eller en hel time når man bliver inviteret eller når du selv inviterer, men hvorfor ?

Kunne et møde ikke være på 25 minutter eller eksempelvis 50 minutter ? Og med samme kvalitet ? Årsagen til det altid bliver en halv eller en hel time skyldes at Outlook er indstillet til at have den varighed når man indkalder til møder. Men du kan sagtens invitere deltagere til møder der starter 10.05 og slutter 10.45.

Hvis du skærer 10 minutter af hvert af dine 1 times møder sparer du sig selv for rigtig mange minutter hver uge, måned og år. Samtidig får du også ”luft” mellem hvert møde, hvis du har mange møder liggende efter hinanden på en dag.

Du kan indstille Outlook til automatisk at vælge mellem 25 eller 50 minutter hver gang.

Nedenfor er vist hvordan.

Forberedelse

Forberedelse af møderne er både som mødedeltager, og som mødeleder helt essentielt for at få et godt og effektivt møde.

Jeg oplever desværre bare at alt for mange møder gennemføres hvor flere mødedeltagere eller mødelederen ikke er ordentligt forberedt. Det koster penge, er ikke effektivt og kan give en dårlig stemning.

Før du som mødeleder inviterer til et møde, bør du altid overveje hvad dit mål er. Hvad du gerne vil have opnået efter mødet, hvem der skal deltage – jo flere jo længere tid kan mødet risikere at tage.

Som mødedeltager er det også meget vigtigt at du afsætter tid til din mødeforberedelse – book evt tid i din kalender nogle dage inden mødet og få læst evt. materiale igennem – forbered spørgsmål og ting du gerne vil have afklaret.

Agendaen

Når du inviterer til et møde, er der så altid en agenda med hvor det tydeligt fremgår hvad formålet er med mødet ? Ved alle hvem der gør hvad og hvornår efter mødet ?

Jeg oplever at det sker i rigtig mange tilfælde men ser også det modsatte.

Der bør altid være en agenda når der inviteres til et møde, og er der ikke det, har man en forpligtelse som mødedeltager at spørge efter den. Alt for mange mødeledere bliver ikke udfordret på deres mødeledelse, og det er synd, fordi det udvikler ikke mødelederen til at få bedre og mere effektive møder. Hvis du som mødedeltager ikke kan få et klart svar på hvad mødets agenda er eller der ikke er en agenda synes jeg ikke du skal deltage i mødet.

Som mødeleder bør du før du inviterer have et klart mål og formål med mødet. Hvad vil du gerne opnå. Du bør anvende en mødeskabelon, hvor det tydeligt fremgår hvilke emner der skal gennemgås og hvorfor. Du bør tydeligt forventningsafstemme hvad du forventer den enkelte deltager har forberedt før mødet.

Du kan evt. anvende nedenstående skabelon:

EmneFormålTidBeslutningDeadlineAnsvarlig
     
     
     
     
     
     

Efter mødet bør du som mødeleder sikrer dig at alle deltagere ved hvem gør hvad, hvornår og hvorfor og fremsende referatet på selve dagen eller senest dagen efter mødet.

EmneFormålTidBeslutningDeadlineAnsvarlig
Salgsresultatet i Q2. Alle skal have læst salgsrapportenMT gennemgår salgsafdelings nøgletal, og der hvor vi afviger mere en 5% forventer jeg I har en årsagsforklaring.1 t og 15 min.Salgschef Ole påbegynder mersalgskampagne på kundesegment A og B. Salgschef Helle igangsætter ny salgs kampagne på kundesegment B15.7.22         15.7.22Ole         Helle
Seneste klimamåling gennemgås. Alle skal have læst den til mødet.Ulla fra HR gennemgår resultatet af den seneste klimamåling, og viser os de 3 vigtigste indsatsområder. Vi skal have diskuteret hvilke indsatser vi igangsætter1 time og 30 min.Tina får udarbejdet en ny fraværshåndteringspolitik som skal gennemgås på næste møde   Helle får nedsat medarbejder grupper på tværs af afdelingen hvor resultaterne gennemgås og løsningsforslag drøftes  1.9.22         1.10.22Tina         Helle  
Udkast til forecast 3 gennemgås og drøftes. Alle har læst det inden mødetBrian fra Finance gennemgår udkast til forecast 3 for hvert ansvarsområde.50 min.Ole får rettet antal møder på sælgerne fra 8 til 10 om ugen Tina får opjusteret sit forecast med 10% og yderligere en sælger ansat Helle’s forecast er godkendt15.7.21     15.7.21Ole     Tina
EvalueringVi evaluerer mødet og ser om der er noget vi skal ændre på.10 min.Fremover fremsendes agendaen min. 5 dage før mødet. Frekvensen fastholdes og der er ellers god tilfredshed med mødeformen.NuMichael

Du opretter mødeskabeloner i Outlook på denne måde:

Tag et kig på mine kurser og forløb

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.