Du har mange vigtige møder og også mange forskellige opgaver der skal løses til forskellige deadlines. Tid er en knap faktor for dig, og derfor er det vigtigt for dig at kunne prioritere og planlægge så du arbejder med de vigtigste ting først.
Prioritering er vigtig i din hverdag og du oplever måske også at der er for mange opgaver og møder i forhold til den tid du har til rådighed. Hverdagen er hektisk og der er nok at se til.
Jeg oplever følgende problemstillinger når man har mange ting at se til med mange forskellige opgaver og møder.
Eksempel:
Du har mange møder i løbet af dagen, der er mange mails i indbakken og mange forskellige opgaver der skal løses. Jeg gætter på du har mange opgaver i hovedet, indbakken, på gule sedler, one-note, på skrivebordet. Måske har du også mange gule sedler og en fysisk to do liste liggende og du sætter måske flag ved de vigtigste e-mails eller skriver dem ned i din mødebog?
At opgaverne ligger mange forskellige steder kan have nogle udfordringer:
- Du mangler overblikket.
- Du har risiko for at glemme en deadline.
- Du er måske ikke altid lige godt forberedt til dine møder
- Du har for meget brandslukning og for lidt tid til de langsigtede opgaver.
- Du får måske ikke altid fulgt op på det du skal følge op på.
- Der er for lidt fokus på at få opgaverne færdiggjort og der arbejdes med for mange ting på en gang.
- Du har for mange opgaver og møder i forhold til den tid du har til rådighed.
Løsningen:
- Saml alle dine opgaver ét sted i Outlook – dvs. alle opgaverelaterede e-mails, opgaver du tænker på, opgaver fra møder, opgaver fra gule sedler etc.
Det giver dig følgende fordele:
- Når du har registreret samtlige dine opgaver i Outlook’s opgavefunktion og har dem placeret sammen med dine møder, vil du få et totalt overblik over den tid du skal anvende hver dag til dine møder og opgaver.
- Når du har det overblik bliver du bedre i stand til at eksekvere på opgaverne i din prioriterede rækkefølge, og dermed sikre dig at du når de vigtigste ting hver dag.
- Du får mere tid og ro til de langsigtede opgaver – eksempelvis din strategi plan.
- Du bliver endnu bedre forberedt til dine møder end du allerede er nu.
Når du har givet dig selv overblikket over den totale opgave- og mødemængde, bliver det synligt hvis der ikke er tid nok til at løse dem. Du vil måske konstatere at der i den pågældende uge er opgaver du skal anvende 30 timer på og du har 25 timers møder i din kalender.
Hvad kan du gøre hvis du har for mange møder eller opgaver ?
- Du må prioritere igen – Sørg for at have din top 3 prioritering hver dag og sikre dig at der er afsat tid i din kalender til at løse dem.
- Er der noget der kan udskydes ?
- Er der møder du bliver nødt til at aflyse eller udskyde fordi der er opgaver der er vigtigere ?
- Er der opgaver du kan uddelegere til andre ?
- Kan du forhandle en anden deadline med den der har givet dig opgaven ? Det er meget vigtigt at få forventningsafstemt deadline og selve indholdet af løsningen før du går i gang.
Hvorfor er prioritering vigtig ?:
- Du får kontrollen over din tid.
- Du når dine deadlines.
- Du kommer i mål med dine projekter til tiden.
- Du når dine KPI’er.
I nedenstående video viser jeg dig helt konkret hvordan du kan arbejde med dine opgaver og møder i dit kalender billede så du kan øge din eksekveringshastighed og blive endnu bedre til at prioritere.
